Görev Tanımı : İdare içi ve dışı yazışmaların dağılım ve koordinasyonunu yapmak, idarenin tüm iş ve işlemleri ile ilgili gelen-giden evrakların e-içişleri sisteminde kayıtlarını tutmak, posta iş ve işlemlerini yapmak, İl Genel Meclisi ve İl Encümeni ile ilgili işlemleri takip ederek, alınan kararların yazımı, dağıtımı, iade edilen meclis kararları ile kesinleşen meclis kararlarının ilgililere tebliğini yapmak, İl Encümeni Üyeleri ile İl Genel Meclisi Üyelerinin toplantı ve komisyon çalışmalarına yönelik huzur haklarını hesaplamak ve ödenmesini sağlamak. CİMER ile 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde yapılan başvuruları değerlendirip cevaplandırmak, kurumun arşivini oluşturmak ve birim arşivlerinin oluşmasını koordine etmekle görevlidir.

Bağlı alt birimler

Evrak Kayıt Servisi

İl Genel Meclisi ve İl Encümeni İşlemleri Servisi

Kurum Arşivi Servisi

Yazı İşleri Servisi

Evrak Kayıt Servisi:

• Gelen ve giden evrakların, e-içişleri projesi kapsamında elektronik ortamda kayıtlarını ve ilgili birimlere havale işlemlerini yürütmek.

• Posta, iç ve dış zimmet defterlerini tutmak ve takip etmek.

• Amirlerin verdiği ve mevzuatın gerektirdiği diğer iş ve işlemleri yapmak.

İl Genel Meclisi ve İl Encümeni işlemleri Servisi:

            İl Genel Meclisi İş ve İşlemleri

• İl Genel Meclisinin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaşmasını sağlamak.

• Toplantılara ait gündem ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.

• Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek.

• Komisyonlarca düzenlenen raporların ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak.

• Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesini sağlamak.

• Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü. Meclis Başkanı ve katip üyelere imzalatılmasın! sağlamak.

• Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını sağlamak ve takip etmek.

• Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasını sağlamak.

• İl Genel Meclisi Üyelerinin toplantı ve ihtisas komisyonlarına katılımına ilişkin yoklama tutanaklarının düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak ve huzur haklarının ödenmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.

• Amirlerin verdiği ve mevzuatın gerektirdiği diğer iş ve işlemleri yapmak.

İl Encümeni iş ve işlemleri:

• İl Encümeni Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılmasını sağlamak.

• İl Encümenine görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri göndermek.

• Tamam olan evrakların, encümen gündemine alınmak üzere kaydım yapmak.

• Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak.

• Alınan kararlan varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydetmek ve üyelere imzalattırmak.

• Encümen dc verilen kararların raportörlük görevini yapmak.

• Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere göndermek.

• İ1 Encümeninin aynı zamanda 2886 Sayılı yasaya göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerini yürütmek.

• İl Encümeni üyelerinin aylık ödeneklerinin ödenmesine ilişkin işlemleri yürütmek.

• Amirlerin verdiği ve mevzuatın gerektirdiği diğer iş ve işlemleri yapmak.

Kurum Arşivi Servisi

• Arşiv Hizmetlerini “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre yürütmek.

• Yıllık Arşiv Çalışması çerçevesinde;

a-Ayıklama ve İmha İşlemlerini yapmak.

b-Malzemenin tespit ve ayrımını yapmak.

c-Arşivlik malzemenin tespit edilerek envanteriyle birlikte Devlet Arşivine teslimini sağlamak.

d-Kurum Arşivi ile Birim arşivleri arasında koordineyi sağlamak.

• Arşivin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak.

• Amirlerin verdiği ve mevzuatın gerektirdiği diğer iş ve işlemleri yapmak.

Yazı işleri Servisi:

• Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasını sağlamak.

• İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu yapmak.

• Dosya Tasnif ve Saklama Planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak.

• İ1 Özel İdaresi bünyesinde kullanılan evraklar, formlar ve dosyalama teknikleri konusunda standardizasyon çalışmaları yapmak.

• İdareye ait teftiş, inceleme, araştırma ve soruşturmalarla ilgili işleri yapmak.

• CİMER ile 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve Bilgi Edinme ile ilgili uygulama yönetmeliğinde açıklanan iş ve işlemleri, Yasa kapsamında yapılan müracaatları belirlenen takvim dâhilinde herhangi bir gecikmeye yer vermeden sonuçlandırmak.

• Posta pulu alımı, PTT Kargo ücretleri ile diğer posta işlemleri ile ilgili ödeme işlemlerini yapmak.

• Birime ait e-içişleri modül ve yerel bilgi veri girişlerini yapmak.

• Amirlerin verdiği ve mevzuatın gerektirdiği diğer iş ve işlemleri yapmak.